Размер шрифта
Цвета сайта
Изображения

Настройки

Отдел ГКУ Юго-западный межрайонный ЦЗН по Миякинскому району

Отдел ГКУ Юго-западный межрайонный центр занятости населения по Миякинскому району

Больничных на бумаге больше не будет. Что успеть сделать до 1 января?

  1. Почему кадровикам придется работать в программах Фонда социального страхования
  2. Какие правки лучше внести в проект правил трудового распорядка на 2022 год уже сейчас
  3. Что делать, если работник принесет бумажный больничный в январе 2022 года или позже

С 1 января 2022 года работники будут получать листки нетрудоспособности исключительно в виде электронного документа. Ознакомьтесь со статьей сейчас, чтобы подготовиться к изменениям в вашей работе.

Установите программу, чтобы работать с электронными больничными

Чтобы работать с электронным больничным, придется зарегистрировать организацию в системе информационного взаимодействия Фонда социального страхования. Без этого вам не удастся передать в фонд данные, которые необходимы, чтобы работники получили от ФСС пособия. Некоторые кадровики пользовались электронной системой ФСС и раньше, когда работники могли выбирать, в каком формате получить больничный. Но с 1 января 2022 года выбора не будет, больничный у всех станет электронным, Закон от 30.04.2021 №126-ФЗ. Чтобы не провалить работу с больничными в 2022 году, начните готовиться к ней сейчас.

Получите электронную подпись. Для этого надо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Адрес ближайшего можно посмотреть на сайте Минкомсвязи. Организации и ИП могут оформить электронную подпись бесплатно. Для этого директор или индивидуальный предприниматель должны обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Список отделений, где предоставляют эту услугу, найдете на сайте налоговой в разделе «Порядок получения электронной подписи». Отправить за бесплатной подписью работника с доверенностью не получится — ему выдадут подпись только в коммерческих удостоверяющих центрах платно.

Если для организации уже оформляли электронную подпись, не торопитесь обращаться за еще одной. Уточните у оператора, подходит ли ваша подпись для работы в личном кабинете на сайте Фонда социального страхования. Если окажется, что не подходит, придется оформить новую.

Создайте личный кабинет организации на Госуслугах. Для этого создать личный кабинет на портале и авторизовать его должен сначала директор. Из своей учетной записи он сможет зарегистрировать организацию. Если аккаунт на Госуслугах у компании уже есть, вам понадобятся логин и пароль от него.

Заключите соглашение об информационном взаимодействии с ФСС. Чтобы это сделать скачайте шаблон соглашения с сайта фонда и впишите в шапку и в последний раздел документа реквизиты организации. Попросите директора подписать соглашение и поставить печать организации. Вместо директора подписать документ может сотрудник, у которого есть доверенность. Отдайте соглашение в бумажном виде в ваше территориальное отделение ФСС.

Заведите личный кабинет на сайте ФСС или скачайте программу. Заполнить больничный листок можно двумя способами: в личном кабинете на сайте фонда или в специальной программе. Чтобы завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования cabinets.fss.ru, понадобятся логин и пароль от аккаунта организации на Госуслугах. Программу «Подготовка расчетов для ФСС» можно бесплатно скачать с сайта фонда — пройдите по той же ссылке и выберите раздел «ЭЛН». Там же найдете инструкцию пользователя, которая поможет разобраться, как работать в программе.

Разработайте процедуру, по которой будете принимать электронные больничные

К электронным больничным придется привыкать не только вам, но и работникам. Для того чтобы у них не возникло проблем с тем, чтобы передать вам свой листок нетрудоспособности и получить больничное пособие, разработайте алгоритм, по которому они должны действовать. Закрепите его в ЛНА и раздайте памятки — так сотрудникам будет проще сориентироваться.

Отказаться принять у работника электронный больничный с января вы не имеете права. Поэтому, если оставите редакцию ЛНА, в которой разрешили работникам сдавать только бумажные больничные, применять ее вы не сможете, ст. 8 ТК.

Учтите, что открывать бумажные листки нетрудоспособности после 1 января врачи не будут, но это не значит, что работники вам их не принесут. Ведь у сотрудника есть целых полгода после того, как ему закрыли больничный, чтобы предъявить документ и получить пособие. Поэтому на первое время придется оставить порядок, в котором работники должны предъявить бумажный больничный. Позже сможете его отменить или просто не применять.

Что делать, если работник принесет бумажный больничный после 1 января 2022 года

Принять бумажный больничный в 2022 году вы будете должны, только если его выдали до 31 декабря 2021 года. Например, если работник заболел в 2021 году, но закрыл больничный уже в январе или не успел принести его вам до нового года.

В этом случае вы должны будете направить в ФСС сведения о том, что работнику нужно выплатить пособие, через систему электронного документооборота — СЭДО. После этого фонд направит вам запрос о предоставлении недостающих сведений. Ведь автоматически информацию о бумажном больничном, как об электронном, фонд не получит.

В случае если листок нетрудоспособности работнику откроют в 2021-м, а продлят уже после нового года, листок - продолжение выдадут в электронном виде, даже если первоначальный больничный был бумажным.

Если за время болезни работник получил два больничных в разных форматах, ФСС оплатит пособие по обоим листкам нетрудоспособности. Но информацию о бумажном больничном должна будет предоставить в фонд организация. Автоматически в ФСС попадет только информация о периоде нетрудоспособности, на который оформили электронный больничный.

Сообщите работникам о том, что формат больничных изменится

Рекомендуем оповестить работников о том, что с января открыть бумажный больничный они не смогут. Тогда новый формат не станет для них неожиданностью и они не забросают вас вопросами, когда в новом году не смогут получить привычный документ. Персоналу потребуется время, чтобы создать аккаунты на Госуслугах и в личном кабинете получателя услуг ФСС. Если вы заранее сообщите им, что личный кабинет даст им новые возможности, чтобы отслеживать свои пособия, они успеют подготовиться к январю.

Ознакомьте работников с изменениями, которые вы внесете в ЛНА, ч. 2 ст. 22 ТК. А после этого разошлите работникам памятку о том, как им действовать, если получат электронный больничный. Ведь локального нормативного акта не будет у них перед глазами. Так вы облегчите себе работу — если не будет понятного алгоритма, со всеми вопросами работники будут звонить и приходить к вам.

 Источник: Журнал «Кадровое дело»

Обновлено 24 ноября 2021 Версия для печати